Når det er konferansetid, legger en bedrift ofte relativt mye resurser i å planlegge og å skape best mulig forutsetninger. Interne møter derimot, den møteformen de aller fleste av oss bruker i særklasse mest tid på, havner ofte på unntak. Møtekulturen har vært statisk i mange organisasjoner de siste årene. Det vil Micke Darmell på Gr8meetings rette på.
På mange arbeidsplasser står interne møter for 25 prosent av arbeidstiden. Tross dette er det ikke uvanlig at mesteparten av møtebudsjettet brukes en, eller et par på store konferanser i året. I forbindelse med finanskrisen ble det åpenbart for mange bedrifter at møter var en altfor stor kostnadspost som sjelden planlegges og følges opp tilstrekkelig nøye.
“Løsningen ligger i å skape en møtepolicy som får skikkelig gjennomslag i bedriftskulturen. Vår møtekultur er ofte dypt rotfestet. Den har sett likedan ut i årtier på mange bedrifter og det kreves holdningsendringer for å skape en ny type møtekultur”, sier Micke Darmell, som jobber med å effektivisere interne møter på Gr8meetings.
Evaluer hvert møte og jobb med stadige forbedringer
Han mener at en definert møtekultur er en av de viktigste forutsetningene for å maksimere fortjenesten, gjennomføre raske forandringer og ivareta medarbeidernes kreativitet. Det er på høy tid at interne møter flyttes høyere opp på agendaen, både på bedriften og i høyskoleutdanningen, som per dags dato knapt lærer bort noe om kunsten å skape effektive møter.
“Et første skritt i arbeidet med å effektivisere sine interne møter, er å tenke over om møtene stjeler eller tilfører energi, om møtelederne er tilstrekkelig kompetente, om møtene på noe vis følges opp økonomisk og på hvilken måte en gjennomtenkt møtekultur kan gi en større utveksling av medarbeidernes ideer og forbedringsforslag”, sier Micke Darmell.
Før hvert møte bør man komme frem til et konkret mål, bli enige om en møtepolicy. Hvert møte bør, ifølge Micke Darmell, avsluttes med en kort evaluering der møtedeltagerne spør hva som gikk bra, om noe kunne vært gjort på en mer effektiv måte og hva man kan gjøre for å få en forandring til neste møte. En vanlig feil er at en organisasjon bruker resurser på å skape en møtepolicy som håndteres av personalavdelingen og legges ut på intranett. Denne fremgangsmåten fører sjelden til en endret møtekultur.
“For virkelig å kunne plassere interne møter høyere opp på agendaen, kreves det at også ledelsen praktiserer «lever som de lærer», at de gjennom sine handlinger viser at møtespørsmålet er tilstrekkelig prioritert og tas på alvor. Det handler først og fremst ikke om å redusere møtetiden. Det er viktigere å bli mer resultatorienterte og sørge for at hvert møte virkelig fører til konkrete konklusjoner og handlinger”, sier Micke Darmell
